Private aftaler i en firma-kalender (gmail / exchange)

Hej,

Jeg har lige opdaget, at ret mange er 'admins' på vores G Suite på jobbet. Det betyder, at de uden videre kan se alles kalender-aftaler selv om de er markeret "Privat". De skal intet gøre - hvis de booker møder med folk så er detaljerne lige dér foran dem.

Naiv som jeg er, tænkte jeg at dels var det kun ganske få personer som via en admin rolle kunne 'tvinge' sig til adgang (dvs ikke noget de kunne snuble over, men de skulle være i 'ond tro' / gøre noget aktivt. Sådan mener jeg det er i outlook/exchange som jeg har mest erfaring med.

Vi behøver ikke så meget snakke om hvor åndssvagt det er at skrive noget virkeligt privat i en firma kalender. Det handler dette ikke om. Det kunne være en 'følsom' aftale i arbejds regi. Det handler om hvor lidt 'privat' det er, i forhold til hvad man som bruger med rimelig kan forvente når man smider en "Privat" label på noget. Og at det sguda er svært at lave sit arbejde, hvis ens kalender bare står piv-åben (alt efter hvad man arbejde med self.)

Har i tips til at håndtere dette? G Suite er ret åben om at 'sådan er det bare' og synes ikke at tilbyde nogle løsninger.

Jeg tænker at spørge til, om antallet af 'admins' i det mindste kan reduceres, men det er ikke ligefrem en løsning.

Der er to problemer.

1: I har alt for mange admins
2: G-suite er noget skrammel. Hvis i har så mange admins, så er det nok fordi at de har et eller andet behov, som kun opfyldes af admin rollen. Det er naturligvis tåbeligt af G-suite ikke har en mere finkornet kontrol.

Der kan meget vel være arbejdsrelaterede aftaler som også skal være private - det rager måske ikke lige alle, at en person f.eks. skal til samtale med chefen om sine hæmorider eller noget andet privat.

Det hjælper naturligvis at reducere antallet af admins, men det eneste rigtige er at skrotte G-suite hvis det ikke kan håndtere så simple, helt basale ting.

Det er værd at overveje hvor meget privat, som virksomheden overhovedet må have adgang til.

Det er nogle år siden, at jeg havde med arbejdsret at gøre, men dengang var det ikke bare tilladt for arbejdsgiver uden videre at åbne en mail, hvis det var tydeligt, at det var privat korrespondance. Tvivler på, at det har ændret sig meget siden da.

Jeg tænker bare, at en ting er overskriften på den private aftale, men folk kunne nok godt finde på at skrive flere informationer inde i aftalen -og det kan admins vel også se?

Er dine kollegaer, som ikke er admins, klar over, at deres private aftaler er synlige for alle admins?

Hvis det er angivet som “privat”, så må arbejdsgiver ikke tilgå oplysningerne. Så lyder som et problem, ja.

Jeg har en privat kalender på icloud som bliver integreret i outlook ved siden af min arbejdskalender. Dermed kan jeg se mdem ved siden af hinanden uden at nogen andre har adgang til mine private aftaler

Uden at have den store forstand på G Suite så har #0 ret, det er simpelthen forkert at have så mange administratorer.

Derudover er administrator konti ikke noget de skal bruge i dagligdagen, de skal være helt og aldeles adskilt fra de almindelige brugere.

Hvor mange administratorer er der tale om, jeg kunne godt spekulere i om det egentlig ikke er tale om arbejdsgiveren bryder dine rettigheder i forhold til GDPR?

Cancerman skrev (#1):

Der er to problemer.

1: I har alt for mange admins
2: G-suite er noget skrammel. Hvis i har så mange admins, så er det nok fordi at de har et eller andet behov, som kun opfyldes af admin rollen. Det er naturligvis tåbeligt af G-suite ikke har en mere finkornet kontrol.

Der kan meget vel være arbejdsrelaterede aftaler som også skal være private - det rager måske ikke lige alle, at en person f.eks. skal til samtale med chefen om sine hæmorider eller noget andet privat.

Det hjælper naturligvis at reducere antallet af admins, men det eneste rigtige er at skrotte G-suite hvis det ikke kan håndtere så simple, helt basale ting.

1: Yep, for mange
2: Det bliver ikke lige lavet om.

Steadi skrev (#2):

Det er værd at overveje hvor meget privat, som virksomheden overhovedet må have adgang til.

Det er nogle år siden, at jeg havde med arbejdsret at gøre, men dengang var det ikke bare tilladt for arbejdsgiver uden videre at åbne en mail, hvis det var tydeligt, at det var privat korrespondance. Tvivler på, at det har ændret sig meget siden da.

Jeg tænker bare, at en ting er overskriften på den private aftale, men folk kunne nok godt finde på at skrive flere informationer inde i aftalen -og det kan admins vel også se?

Er dine kollegaer, som ikke er admins, klar over, at deres private aftaler er synlige for alle admins?

Kender godt den regel, men er ikke sikker på at samme regel finder anvendelse for kalender aftaler?
Ved ikke - husker ikke det er blevet meldt ud.

SturmWolfDK skrev (#3):

Hvis det er angivet som “privat”, så må arbejdsgiver ikke tilgå oplysningerne. Så lyder som et problem, ja.

Har du link til en sådan regel/lov? (mht kalender)

hausner skrev (#4):

Jeg har en privat kalender på icloud som bliver integreret i outlook ved siden af min arbejdskalender. Dermed kan jeg se mdem ved siden af hinanden uden at nogen andre har adgang til mine private aftaler

Det løser ikke problemet med at lave en fortrolig aftale med kollega

Fisker skrev (#5):

Uden at have den store forstand på G Suite så har #0 ret, det er simpelthen forkert at have så mange administratorer.

Derudover er administrator konti ikke noget de skal bruge i dagligdagen, de skal være helt og aldeles adskilt fra de almindelige brugere.

Hvor mange administratorer er der tale om, jeg kunne godt spekulere i om det egentlig ikke er tale om arbejdsgiveren bryder dine rettigheder i forhold til GDPR?

Som gammel admin kender jeg godt den 'rigtige' tilgang men der er en del garage/startup kultur her (stadig). Det er sådan set godt på mange måder, men den her slags ting lider under det.
Der er 8 ud af ca 35 ansatte som er admins på denne måde.

#3 - God ide. Må høre IT om det er noget, som jeg må gøre mig i.

#5 - Jeg erindrer ikke, at der har været sager gående på private kalenderaftaler, men jeg har svært ved at se, at retstilstanden for e-mails ikke kan overføres til kalenderaftaler. Dog kunne jeg forestille mig, at der var lidt mere spillerum for arbejdsgiver, da kalendre ofte netop kan ses af andre i virksomheden.

#7 Hvis der ikke har været det, så kommer det nok.
Men hvis admin kan se alle kalenderaftaler, så kan de vel også læse alle mails?

Hehe, vi bruger også Google på arbejdet i dag, men i går blev det annonceret til en digital konference, at vi skifter over til Microsoft, og der var jubel på gangene og folk der råbte at det skulle fejres, lol

Når jeg registrer noget privat i arbejdskalenderen er det fordi jeg skal noget i arbejdstiden som jeg skal huske + sikre jeg ikke bliver booket til andet.
Hvis jeg fx skulle til læge så i stedet for at skrive "læge" skriver jeg fornavnet på min læge. Er der andre som kigger i min kalender - ikke nødvendigvis af ond vilje - så står der bare fx "Peter". Det ved jeg hvad betyder, men de gør ikke.

(Jeg har aldrig på G-suite, kun MS Office.)